Immatriculation
Rappel : Prise en compte de la parcelle
Il peut arriver que le système ne vous propose pas l’adresse IGN soit parce qu’il ne la reconnait pas soit que la copropriété n’a pas encore d’adresse.
Jusqu’à présent vous deviez, dès lors, faire la demande d’immatriculation directement sur le site du registre.
Le catalogue de données a été modifié. Désormais, il est de possible charger les données du cadastre.
Pour cela vous devez connaître les identifiants de la parcelle cadastrale.
Ils figurent normalement sur le règlement de copropriété s’il a été publié.
Si vous ne disposez pas de ces données (préfixe, section, parcelle) vous pourrez les trouver sur le site du cadastre (données gratuites) : http://cadastre.gouv.fr.
- Sauf pour Toulouse et Marseille, le préfixe se renseigne automatiquement.
- La section est composée de 2 lettres maximum (exemple : AY) ou d’un chiffre et une lettre (exemple 0C). A saisir en majuscules.
- Le n° parcelle est composé d’au maximum 4 chiffres.
Notez ces éléments dans le champ prévu à cet effet soit sur l’immeuble (onglet Parc Immobilier), soit sur l’écran IMMAS, avec éventuellement le préfixe pour les 2 villes citées, la section et la parcelle).
Le bouton de droite permet une vérification de la cohérence de la saisie.
Les 2 zones sont accessibles en saisie ou en modification.
Si vous renseignez la parcelle cadastrale, vérifiez que le code INSEE de la commune est bien renseigné.
Dans le cas contraire, le web service rejettera la donnée.
Pour s’en assurer, il faut zoomer sur le champ code postal :
Rappel : Renouvellement d’un mandat de gestion (WS6)
Objectif
Le web service (nommé WS6) peut être utilisé par un télé déclarant souhaitant déclarer le renouvellement de son mandat lorsque celui-ci a été voté au cours de l’assemblée générale des copropriétaires.
Aucune pièce justificative n’est requise dans ce cas, à l’exception du cas d’un syndic provisoire (identifié par un notaire à l’issue de l’immatriculation d’une nouvelle copropriété) qui se renouvelle en tant que premier syndic de la copropriété.
Le nouveau mandat ne peut débuter qu’après la fin du mandat précédent (sauf dans le cas d’un syndic provisoire qui n’a pas saisi de date de fin de mandat lors de sa confirmation de rattachement).
Prérequis
La copropriété doit déjà être immatriculée.
Vous vous apprêtez à lancer le web service de mise à jour des données suite à l’Assemblée Générale des copropriétaires qui vient d’avoir lieu et qui vient de renouveler votre mandat.
Vous avez mis à jour si besoin les dates de votre nouveau mandat.
Dans le cas où on est en administration provisoire alors on grise le bouton renouvellement.
Procédure
Il est nécessaire de lancer ce nouveau web service avant de mettre à jour vos données (sinon la mise à jour doit être manuelle sur le site du registre).
Votre mandat ayant été renouvelé, la date de fin du précédent peut ne pas correspondre au jour J -1 de votre nouveau mandat. En effet, ce web service renvoie au registre la date de fin du mandat précédent.
Exemple :
Mandat précédent enregistré : du 19/02/2016 au 20/02/2017
Nouveau mandat : du 01/01/2017 au ….
Les dates de début et de fin ne peuvent se chevaucher.
L’utilisateur devrait saisir autant d'enregistrements que de mandats mais un sondage nous a montré qu’une très grande majorité des fiches mandats sont uniques ;
dès lors, nous prendrons comme date de fin du précédent mandat le jour précédant la date du mandat en cours.
Soit dans notre exemple : date de fin du précédent mandat mise à jour : 31/12/2016.
Cas non encore géré : syndic provisoire (identifié par un notaire à l’issue de l’immatriculation d’une nouvelle copropriété) qui se renouvelle en tant que premier syndic de la copropriété.
Téléchargement des données d’une copropriété (WS3)
Ce web service peut être utilisé pour 2 cas d’usage :
- Soumission d’une demande d’immatriculation validée par le teneur du registre :
Dans ce cas, il permet de récupérer du registre des copropriétés l’attestation d’immatriculation et la fiche de synthèse et si vous le souhaitez importer certaines données de la copropriété. - Reprise en gestion d’une copropriété déjà immatriculée et rattachement effectué:
Il permet de récupérer du registre des copropriétés les données à jour de la copropriété, ainsi que l’attestation (d’immatriculation ou de mise à jour) et la fiche de synthèse correspondantes et de les importer dans le logiciel de gestion du télé déclarant.
Paramètre
Procédure
- La demande fait suite à la soumission en interne d’une demande d’immatriculation validée
Si le paramètre mail_vali est à OUI, la coche pour l’appel au web service ne s’affiche pas (ci-dessous, zone encadrée en rouge.
Si le paramètre mail_vali est à NON, on récupère (nom Attestation.pdf) et la fiche de synthèse (Fichesynthétique.pdf) dans un dossier de la GED de la copropriété dont le nom est paramétrable (cf. doss_immat).
- Reprise en gestion d’une copropriété déjà immatriculée et rattachement effectué
On ignore la lecture de la valeur du paramètre mail_vali.
On récupère l’attestation d’immatriculation (nom Attestation.pdf) et la fiche de synthèse (Fichesynthétique.pdf) dans un dossier de la GED de la copropriété dont le nom est paramétrable (cf. doss_immat).
On récupère certaines données de la copropriété suivant les modalités ci-dessous :
On retrouve sur la partie gauche les éléments saisis sur votre basse (en rouge) et à droite ceux remontés par le registre (en vert).
Pour mettre à jour les données soit vous sélectionnez tous les éléments et cochez la case concernée (encadrée en orange), soit les seules données qui vous intéressent en cochant les cases concernées.
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